- Prekinite slabe navade
- Organizirajte svoj delovni prostor
- Upravljajte svoje dokumente
- Upravljajte svoj čas
Vroči delovni dnevi se pogosto izenačijo s prenatrpanimi okolicami, zato težko najdejo zaloge ali popolno papirologijo. Dodatni čas, porabljen za iskanje napačno postavljenih predmetov ali poskušanje udobja, vam odvzame dragocen čas od vašega delovnega dne. Prav tako pošlje negativno sporočilo kolegom, ki vas pričajo, kako ste trgali po svojih stvareh ali komaj sestavljali sestanke. Trdne organizacijske sposobnosti vam lahko pomagajo bolje izpolnjevati meritve produktivnosti. Brez osebnega asistenta, brez težav. Razvijanje organizacijskih sposobnosti je dosegljiv in vreden cilja.
Prekinite slabe navade
Če majhne stvari drsijo, lahko zlahka snežijo v večje težave, vključno z zamujenimi roki in poškodovanimi poslovnimi odnosi. Prihod na delo in sestanke 10 minut zgodaj, namesto da bi hiteli premagati uro. Občasno se odzivajte na glasovna sporočila ves delovni dan, namesto da dovolite, da vaša mapa »Prejeto« doseže zmogljivosti, preden začnete delovati. Izpolnite sezname opravkov, namesto da jih samo sestavite. Ozaveščanje kolegov o vaših načrtih vam lahko doda dodatno spodbudo. Morda bi bilo koristno tudi za vodenje zaprositi organiziranega kolega.
Organizirajte svoj delovni prostor
Sestavljanje in lektoriranje korespondence, vračanje e-poštnih sporočil ali ocena poslovnih priložnosti z neorganizirane delovne postaje je težko. Organiziranje vašega območja je nujno, kar pomeni več kot le metanje nereda v koš za smeti. Zaokrožite vse svoje pisarniške potrebščine in združite podobne predmete skupaj. Predmete ocenite za trenutno in prihodnjo uporabnost, preden jih zavržete ali kupite dodatne potrebščine. Podarite ali reciklirajte podvojeno ali zastarelo elektroniko. Pri postavljanju mize in pisarniškega pohištva upoštevajte tok vaše pisarne. Prestavite aktivne omare za shranjevanje in posode za shranjevanje, da bodo lažje dostopne. Izogibajte se oviranju oken in zračnikov za največji pretok zraka.
Upravljajte svoje dokumente
Izberite sistem arhiviranja glede na količino in vrsto datotek, ki jih želite shraniti, razpoložljiv prostor in zaupne zahteve. Vsak sistem ima svoje prednosti in slabosti. Sistemi odprtih polic zavzamejo manj prostora, a so tudi manj varni kot tradicionalne omarice za zaklepanje. Viseči datotečni sistemi zahtevajo prostor, namenjen izvleku predalov. Učinkovito fizično in elektronsko upravljanje dokumentov vključuje tudi izbiro nepozabnih, doslednih imen datotek in ustvarjanje map za podobne predmete. Na primer, lahko naredite mape za predloge za dopisovanje, podpisane dokumente ali skenirane vizitke. Vključitev datumov v imena elektronskih datotek vam lahko zapomni spomin, ko se soočate z velikimi seznami datotek. Sistemi fizičnega upravljanja z barvnim kodiranjem lahko skrajšajo čas iskanja.
Upravljajte svoj čas
Odložitev in večopravilnost lahko uničita vašo storilnost. Odlašanje preprečuje, da bi ostali pred nalogami. Za nepredvidene težave, kot so vremenski izpadi električne energije, morda niste krivi, vendar boste plačali ceno, če vaše delo zaradi njih zamuja. Večopravilnost poveča možnosti za napake zaradi izpuščanja, spregleda ali nerazumevanja pomembnih podrobnosti. Razviti sistem za dokončanje posameznih nalog v kosih pred roki. S pomočjo aplikacij za produktivnost, kot so Evernote, Lock Focus in Mailtracker, lahko racionalizirate svoje delavniške dejavnosti in zmanjšate porabo papirja.