Za pripravo koristnega obsega delovnega dokumenta morate vključiti pomembne elemente, kot je cilji projekta, proračun in časovnica, pa tudi opis nalog in kdo jih bo opravljal. Ne glede na to, ali ustvarjate tisto, ki jo želite deliti s poslovnim odjemalcem, ali pa delate na raziskovalnem projektu, obseg delovnega dokumenta ni samo še en obroč, s katerim lahko skočite skozi. To je ključni del postopka, ki vam lahko pomaga preučiti pomembne podrobnosti projekta, preden začnete.
Razumevanje zahtev
Prvi korak za pripravo obsega delovnega dokumenta je jasno razumevanje, kaj projekt vključuje. Vsak bo nekoliko drugačen, odvisno od projekta in igralcev. Posedite se z vpletenimi strankami - najsi gre za stranko ali druge raziskovalce - in jasno določite, kaj stranka potrebuje in kakšen bo končni rezultat. Uporabite 5 W da boste prepričani, da boste dobili vse ustrezne informacije. Na primer, lahko vprašate, kdo bodo ključni akterji, kaj projekt vključuje, kdaj mora biti projekt končan, kje bo delo končano in koliko denarja boste morali porabiti za projekt.
Določite prispevke ekipe
Z vsemi potrebnimi informacijami stranke odnesite te podatke svoji skupini, da začnete oblikovati načrt, kdo bo kaj naredil in kaj bo potrebno, da bo delo opravljeno. Delajte nazaj od končnega cilja določiti korake za dosego cilja. Z vsakim korakom poimenujte osebo, ki bo ravnala s tem delom, katera orodja bo potrebovala, da bo opravila delo, kdo bo nadziral njegovo delo in roke za ključne naloge. Upoštevajte tudi, kdo bo odgovoren za to, da se vsi elementi projekta združijo - naj bo to vodja projekta, skrbnik za raziskave ali kdo drug.
Uporabite SMART cilje
Z zajetimi posameznimi koščki sestavljanke zapišite vse podrobnosti projekta s pomočjo modela "SMART" za določanje ciljev, kratico za posebne, merljive, dosegljive, realne ali rezultate in časovno omejene. Na vrhu strani poimenujte končni cilj. Pod tem razčlenite cilj na tedenske, mesečne ali projektne cilje in natančno določite, kako boste merili, kdaj bodo ti cilji izpolnjeni.
Če na primer gradite strukturo za stranko, boste imeli splošni cilj dokončati strukturo, potem pa jo boste razdelili na manjše cilje, kot sta "Popolna anketa o mestu" in "Ustanovitev fundacije". Izmerite svoj napredek tako, da navedete datume, do katerih boste zaključili ključne dele strukture. V "dosegljivem" delu navedite, kdo bo izvajal določene naloge in kako jih bo opravil. Za realistične ali rezultate navedite, katere naloge bodo do določenih datumov dokončane in kdo bo pregledal delo na ključnih točkah.
Ustvari povzetek
Vaš SMART dokument o nastavitvi cilja lahko služi kot podroben dokument o vašem obsegu dela, pa tudi ustvarite stran s povzetkom za prvo stran dokumenta. Na vrh strani s povzetkom zapišite končni cilj projekta in želeni rezultat.
Nato ustvarite podnaslove, ki zajemajo različne elemente projekta, na primer "Časovna premica", "Proračun" in tako naprej, pod katerimi na kratko opišete tisti element projekta. Vključite tudi podnaslov "Predpostavke", pod katerim določite stvari, ki morajo biti na voljo za izvedbo projekta po načrtih. Če potrebujete podizvajalca za dostavo ključnega dela opreme do določenega datuma, ga na primer vključite. Vključite tudi podnaslov »Dostavljivi proizvodi«, pod katerim določite mejnike v projektu in kdo se bo odjavil na vsakem mejniku.
Na koncu dokumenta ustvarite podpisno stran, na kateri naročnik ali nadzornik pokaže svoje soglasje za obseg dela in vam da pooblastilo za začetek dela.