Obdolžilno pismo služi kot komunikacija zaposlenemu in dokumentiranje njegovega vedenja. Lahko se uporabi tudi za prihodnjo disciplino ali odpoved ali pa preprosto za dokumentiranje uspešnosti zaposlenega za nadaljnjo preučitev. Številna podjetja zahtevajo, da se pred kakršnim koli disciplinskim ukrepom izda eno ali več opominov, zato je pomembno, da pismo izdate, ko nastopijo razmere. Učinkovito oprostilo bo zaposlenega spodbudilo k izboljšanju njegovega delovanja ali vedenja.
Na vrhu pisma dokumentirajte zaposleno ime, vaše ime, datum in "opomin". Lahko pustite prostor za svoj podpis na vrhu, blizu svojega imena ali na koncu pisma.
Navedite, da je bilo to vprašanje že prej razpravljeno, če je temu tako. Morda boste napisali opomin kot uradno spremljanje sestanka ali pogovora.
Predstavljajte si, kako je zaposleni kršil politiko podjetja. Zabeležite morebitne dogodke in si zapišite podrobnosti, kot so čas, datum in lokacija.
Glejte priročnik podjetja in vse ustrezne razdelke. Za referenco zaposlenega vključite številke strani ali razdelka.
Pojasnite, da je treba vedenje popraviti in zakaj. Glede na prestop je sprejemljivo, da je popravljanje vedenja izboljšalo učinkovitost ekipe kot celote. Če je primerno, lahko vključite tudi, da bo popravljanje vedenja izboljšalo kakovost dela posameznika.
Obvestite zaposlenega o tem, s kakšnimi posledicami se bo spopadel, če se vedenje ne bo izboljšalo. Glede na razmere je morda primeren rok za izboljšanje.
Naštejte korake, ki jih zaposleni lahko sprejme, da izboljša svoje vedenje ali uspešnost. Pri podajanju predlogov bodite čim bolj natančni. To daje zaposlenim ustrezne informacije in priložnost za izboljšave.
Na pismo podjetja natisnite opomin in ga podpišite. Poskrbite za kopije zase, zaposlenega in svojega nadzornika. Prosite, naj zaposleni vpiše ali podpiše in datum pošlje vaš izvod za svoje evidence in razloži, da je to zgolj potrditev, da je pismo prejel.
Namig
Pred pisanjem pisma preglejte vse predpise, če je uslužbenec član sindikata.