Najboljši način, da ob včlanjenju v ekipo napišete uvodno pismo, se osredotočite na potrebe članov ekipe, ne pa zgolj navajajte svoje kvalifikacije. Organizirajte svoje uvodno pismo, da boste obravnavali njihova vprašanja in jim pomagali, da bodo odprti, da vas bodo sprejeli kot zaupanja vrednega člana ekipe. Izpolnjevanje tega bo lažje, če malo načrtujete, preden začnete pisati.
Naredite nekaj raziskav
Preden začnete pisati pismo, določite, kaj boste morali vnesti v njegovo pismo. Preglejte svoj namen, da se pridružite ali vodite ekipo in kaj bo to pomenilo za vaše vrstnike. Razmislite, zakaj ekipa obstaja glede na svoje cilje. Zapišite vloge članov skupine in razmislite, kakšne so njihove potrebe. Naštejte veščine, usposabljanje, izkušnje in kvalifikacije, ki jih prinesete ekipi, kar ji bo pomagalo pri doseganju ciljev in podpiranju potreb članov ekipe.
Organizirajte svoj dokument
Razdelite pismo na oddelke. Začnite z uvodom, ki članom skupine pove, da ste srečni, da ste na krovu, veselite se sodelovanja z njimi in vas zanima delo ekipe. Če ekipa že nekaj časa deluje, navedite uspeh, ki vas je navdušil. Vključite razdelek, v katerem so opisani vaši treningi, ki vas izpolnjujejo za vašo vlogo. Dodajte še en razdelek, ki vam daje posebno izkušnjo, zaradi katere ste močan član ekipe. na primer, če se pridružite skupini, ustvarjeni za racionalizacijo računovodskih ali proizvodnih postopkov, povejte skupini o podobnem projektu, ki ste ga obravnavali, kaj vas je zanimalo pri delu in rezultatih, ki jih je vaš projekt zagotovil organizaciji.
Izogibajte se hvalisanju
Tudi če se ne pretirano hvalite, lahko naštevanje preveč kvalifikacij ali uspehov, zlasti tistih, ki niso povezani s projektom, lahko zveni hvaležno. Ko navajate svoje izkušnje, kvalifikacije in uspehe, na vse gledajte tako, kot bodo vaši člani ekipe. Vključite le tiste, ki bodo vašim vrstnikom zaupali v vaše sposobnosti, namesto da bi jih preprosto navdušili. Na primer, če ste končali znano šolo, vendar vaša diploma ni povezana z delom ekipe, tega ne vključujejte.
Končaj z izjavo
Ko ste svojim soigralcem povedali, da ste navdušeni, da ste na krovu, pokazali, da imate kvalifikacije za prispevek, in našteli podobne dosežke, da boste pridobili njihovo samozavest, zaključite z močno izjavo, ki bo ekipi povedala, kaj nameravate prispevati. Ne domnevajte, da veste več kot člani vaše ekipe, vendar jim sporočite, da načrtujete prihod na krov, pripravljen za delo. Če ste vodja ekipe, obvestite člane skupine, da imate načrt in so pripravljeni na delo na prvi dan.