Ne glede na to, ali vaše podjetje izdeluje in prodaja blago ali ponuja storitev, si seveda želite prizadevanja usmeriti v prodajo teh izdelkov ali storitev ali njihovo izboljšanje. Povsem naravno je, da karkoli drugega štejete za neproduktivno, vendar obstaja ena neproduktivna dejavnost, ki je za vaše podjetje izjemno pomembna. Morate skrbno organizirati dosjeje zaposlenih, da zaščitite njihovo zaupnost, hkrati pa omogočite dostop do ustreznih informacij za stvari, kot so plače, skladnost s predpisi in ocena uspešnosti. Ne delajte napake, če boste življenjepis zaposlenega, prošnjo za zaposlitev, obrazec I-9, obrazec W-4, podatke o zahtevku za nadomestilo delavcev odvrnili v eno mapo.
Izberite vrsto mape, ki lahko sprejme veliko papirja za osebno datoteko vsakega zaposlenega. Uporabite drugo mapo za zdravstveno kartoteko zaposlenih. Za to so morda najboljše viseče mape; potem lahko v njih vstavite podmape manile ali uporabite ločil med razdelki.
Prva mapa za vsakega zaposlenega, osnovna osebna datoteka, naj vsebuje osebne podatke zaposlenega, kot sta trenutni naslov in telefonska številka. Prosite zaposlene, da te podatke po potrebi posodobijo vsako leto, morda na začetku leta ali v času odprtega vpisa. Tudi tukaj se morajo hraniti podatki o stikih v sili.
Če to visečo mapo razdelite na odseke, lahko drugi razdelek vsebuje prošnjo za delo in življenjepis ter reference in pogodbe delodajalca in zaposlenega.
V tretji oddelek postavite vse dokumente, ki jih je zaposleni podpisal, ko se je pridružil podjetju. Običajno boste tukaj našli obrazce, kot so davčni obrazec W-4, usposabljanje za spolno nadlegovanje, sporazumi o nerazkrivanju podatkov in potrjevanje politike zaposlenih, ne pa tudi obrazec I-9.
V razdelek postavite ocene zaposlenih. Tudi tukaj je treba hraniti kakršne koli povratne informacije o pregledu zaposlenega. Vključite dokumentacijo za povišanje plač ali disciplinske ukrepe. Kopije ustreznih diplom, potrdil ali potrdila o usposabljanju, ki jih je prejel zaposleni, hranite tudi v tej osnovni osebni mapi. Vzdrževanje oddelka za zavarovalne, zdravstvene in pokojninske evidence.
Vse zdravstvene podatke je treba hraniti v ločeni mapi datotek. Tu se shranijo vsi podatki, ki se nanašajo na zdravje zaposlenega.
Za vsakega zaposlenega, ki je poškodovan na delovnem mestu, hranite tretjo datoteko. Tu boste postavili poročila o nesrečah, odškodninske zahtevke delavca in vse druge zdravstvene kartoteke.
Vse obrazce I-9 postavite v svojo ločeno osebno datoteko ali vezivo, navaja HRdirect. I-9 prejšnjih zaposlenih ločite od sedanjih zaposlenih.
Če plačilno listo opravljate v svoji pisarni, imejte ločeno datoteko samo za zapise o plačah.
Namig
Medtem ko zaposlenim omogoča pregledovanje njihovih datotek, datoteke ali elementov iz nje ne smejo odstraniti. Zaposleni, ki se s svojimi kadrovskimi spisi ne strinjajo s čim, lahko v spis vložijo pisno izjavo, ki izraža to neskladje
Opozorilo
Vse datoteke zaposlenih morajo biti shranjene v varnem in zaklenjenem okolju.