Na recepciji je oseba odgovorna za nemoteno in učinkovito vodenje recepcije, medtem ko zastopa podjetje. Konec koncev je prva oseba, ki jo vidiš, ko greš v posel, ponavadi receptorka. Da bi bil učinkovit recepcionar, mora človek močno razumeti administrativne in pisarniške veščine ter medosebno komunikacijo.
Spoznajte svoj računalnik. Za vodenje dobre recepcije potrebuje oseba sposobnost dobrega krmarjenja po računalniku. Veliko recepcije vključuje odgovarjanje na e-poštna sporočila, tiskanje tedenskih dnevnikov in pošiljanje obvestil članom osebja. Nekateri programi, ki jih uporabniki lahko poznajo, vključujejo Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks in Access. Vtipkajte hitro in natančno tudi plus.
Težave se spoprijemajte z glavo. Velik del uspešnega receptorja je znati učinkovito in pravočasno reševati težave. Spretnosti kritičnega razmišljanja so nujne, ne glede na to, ali morate rešiti zastoj papirja s tiskalnikom ali če šef zamuja na kritični sestanek v drugem mestu.
Učinkovito komunicirajte z drugimi. Delovna recepcija je idealen položaj za ljudi, ki imajo prijazne, svetle osebnosti in močne medosebne sposobnosti. Posel zagotovo ni za antisocialne. Če želite biti receptor, morate biti sposobni jasno in jedrnato komunicirati z drugimi. Ključnega pomena je tudi, da se vedno držite sestavljenega, sproščenega in profesionalnega vedenja, ne glede na to, kako hecni ali preobremenjeni ste.
Uporabljajte telefon kot profesionalce. Na recepciji mora biti telefon vaš najboljši prijatelj. Recepcionisti preživijo velik kos dneva po telefonu, ne glede na to, ali snemajo sporočila za šefa, usmerjajo klicatelje na posamezne linije uslužbencev ali vzpostavljajo konferenčne klice. Da bi telefon pravilno deloval, mora recepcionar vedno govoriti vljudno, se med pogovorom izogibati prehranjevanju, se vzdržati uporabe slabega jezika in pokazati resnično skrb za pomoč osebi na drugem koncu vrstice.
Pokažite močan občutek za organizacijo. Organizacijske spretnosti so bistvene za dobro upravljanje recepcije. Biti recepcionar je vsekakor večopravilnost. Včasih ste morda odgovorni za ravnanje z ducatom stvari hkrati, od zadrževanja nekoga do čakanja do pogovora z nekom, ki čaka na sestanek, do pošiljanja faksov in vnašanja računov. Položaj je lahko kaotičen, toda usposobljen receptor mora imeti možnost, da z njim lahkotno ravna.
Namig
Bodite prilagodljivi in prijazni. Če želite sijati kot receptor, morate imeti pripravljenost prevzeti nove vloge in iti nad in naprej, tudi če to ni del opisa vašega delovnega mesta. Če je pripravnik za en dan zunaj in se bliža velik sestanek, ne oklevajte in se odpravite na hitro kavico za vodje urada.