Čeprav jih običajno obravnavajo kot isto stvar, imajo pisma vlog in spremna pisma bistveno različne namene. Medtem ko oba dokumenta spremljata življenjepis, vam bo razumevanje njihovih razlik pomagalo organizirati dokumente med postopkom prijave v službo.
Funkcija
Kot je razložil Pisalni center Univerze v Severni Karolini, je funkcija pisma vloge "tržiti svoje spretnosti, sposobnosti in znanje." Po drugi strani pa spremno pismo preprosto priznava pošiljanje dokumentov.
Fokus
Univerza v Severni Karolini pri pisanju prošnje za prijavo priporoča tri glavna področja osredotočenosti. Želite pritegniti pozornost bralca, predstaviti prepričljiv argument, da ste kvalificirani za delo in zahtevate intervju za to delovno mesto. Osrednje besedilo se osredotoči na to, da se preprosto identificirate kot pošiljatelj, skupaj z osebo, ki ji informacije pošiljate, in razlog za njihovo pošiljanje.
Vsebina
V prijavnem pismu navedite čim več podrobnosti o vaših kvalifikacijah. Vključite svoj splošni cilj, prejšnje delovne in vodstvene izkušnje, izobrazbo, posebne veščine in kontaktne podatke. V spremnem pismu navedite kontaktne podatke zase in osebo, ki ji pošiljate dokumente. Dodati morate tudi kratko razlago, zakaj pošiljate informacije.
Oblika
Pismo vloge mora biti ena natipkana stran, ki vsebuje tri odstavke. Predstavite sebe in svoj cilj v prvem odstavku, prodajajte se v drugem odstavku in v tretjem odstavku vprašajte za intervju. Spremno pismo naj vsebuje popolne kontaktne podatke za osebo, ki prejme dokumente, skupaj z nekaj stavki, ki pojasnjujejo gradivo ter pošiljateljevo ime in kontaktne podatke.
Pomen
Pismo vloge mora v večini primerov spremljati življenjepis. Spremno pismo ni potrebno, če med mrežnim dogodkom (brez določenega delovnega mesta) ali med predavanjem načrtovanega razgovora izročite življenjepis. Spremno pismo je običajno potrebno le pri elektronski dostavi dokumentov, na primer po faksu ali e-pošti.