Kadrovska služba v mnogih podjetjih vodi vse kadrovske evidence vsakega zaposlenega, preteklega in sedanjega. Ti zapisi so bili tradicionalno shranjeni na papirju, kar je povzročalo težave s shranjevanjem, zmožnostjo iskanja zapisov in dolgoživosti. Prehod na računalniški osebni sistem lahko pomaga rešiti nekatere od teh težav.
Vesolje
Hranjenje zapisov na papirju zavzame veliko prostora. Več ko ima zaposlenih podjetje, več prostora potrebuje za shranjevanje vseh zapisov, še posebej, če podjetje vodi evidence o preteklih zaposlenih. Računalniški sistem podjetju omogoča, da papirne dokumente prenese v digitalno obliko, kar zavzame le prostor za računalnik. Večina računalnikov ima veliko prostora na trdem disku za shranjevanje vseh potrebnih evidenc zaposlenih. Podjetje lahko nato uporabi nekdanji prostor za shranjevanje papirnatih zapisov za drugo pisarno ali drugo vrsto shranjevanja.
Dostopnost
Za iskanje posameznih podatkov lahko traja nekaj minut papirnatih zapisov, ne glede na to, kako dobro so vloženi. Datoteko morate najti za ustreznega uslužbenca, kar je običajno enostavno, če se datoteke hranijo v abecednem vrstnem redu, vendar si lahko še vedno vzame čas, odvisno od tega, koliko zbirk mora biti med njimi, da pridete do njega. Po tem morate še vedno poiskati določen dokument, ki ga potrebujete, kar lahko traja nekaj časa, še posebej, če je datoteka zaposlenih debela. Če pa je osebni sistem shranjen v računalniku, je treba poiskati informacije, ki jih iščete prek računalniških funkcij iskanja, v nekaj sekundah. Delodajalci si lahko ogledajo tudi datoteke iz več računalnikov in celo pisarn, ki se nahajajo v več mestih.
Čas
Poleg tega, da prihranijo čas pri iskanju določenih dokumentov znotraj papirnatih datotek, lahko delodajalci prihranijo čas tudi na druge načine. Če delodajalec zaradi disciplinskega ukrepanja ali zaradi presoje uspešnosti zahteva koga od papirja, bi moral počakati, da nekdo najde datoteko in ji jo izroči. Ko je sistem računalniško podprt, lahko informacije preprosto poišče v svojem računalniku, ne da bi moral čakati. Hitro odstranjevanje dokumentov poteka tudi hitreje, kar prihrani čas za vložitev.
Statistika
Delodajalci se včasih zanašajo na statistiko, da ocenijo zaposlene in potrebe podjetja. Ko je računalniška evidenca osebja računalniška, lahko delodajalec naroči računalniku, naj zbira posebne statistike, kot so ravni proizvodnje, odsotnosti ali stopnje prometa, da poišče načine za izboljšanje podjetja. Te statistike lahko delodajalcu dajo številne pomembne informacije. Če zgornje vodstvo zahteva te statistične podatke, računalnik olajša zbiranje informacij in lahko hitro ustvari graf za boljšo ponazoritev statistike.
Trendi
Nekateri zaposleni kažejo trende v svojih delovnih navadah, ki delodajalca lahko nagovarjajo o morebitnih vprašanjih. Na primer, zaposleni lahko navadijo klicati bolne enkrat na nekaj tednov točno na isti dan v tednu. Nekateri zaposleni izberejo ponedeljek ali petek za podaljšanje vikenda, drugi pa izberejo bolj diskretno pot z uporabo dneva v sredini tedna. Računalniški osebni sistem lahko delodajalcu pomaga lažje prepoznati trende, kot je ta, kot pa se zanašati na papirne zapise in spomin.