- Obveznosti recepcije in recepcije
- Ravnanje z papirjem
- Usklajevanje in načrtovanje
- Pisarniška oprema
- Podatki o plačah za sekretarje in administrativne pomočnike za leto 2016
Pisarniško osebje služi kot podpora oddelkom znotraj podjetja. Opravljajo najrazličnejše naloge in obvladujejo večino papirjev, ki prihajajo v posel. Pisarniško osebje v pisarni odgovarja na telefone in pozdravlja obiskovalce. Obdelajo papirologijo in na ustrezne lokacije vložijo potrebne dokumente.
Obveznosti recepcije in recepcije
Številne pisarne so zaposlene s receptorji in pomočniki, ki odgovarjajo na telefone in zaslonijo dohodne klice. Morajo vedeti podatke o podjetju, da lahko odgovorijo na vprašanja, ki se pojavijo. Preusmerijo klice in sprejemajo sporočila, ko osebje ni na voljo. Mnoga podjetja prejmejo veliko količino telefonskih klicev, recepcionisti pa morajo biti sposobni pravilno in učinkovito ravnati z njimi. Osebje na recepcijah pozdravlja vse obiskovalce, sodelavce in stranke, ki obiščejo podjetje. Zaslonski zasloni in takoj morajo določiti, kakšen dostop bo obiskovalec potreboval. Odgovorni so za stik z varnostjo, ko mora obiskovalec pospremiti iz stavbe. Nekateri osebje vzdržuje dnevnike sestankov s podatki o tem, koga v določenih trenutkih pričakovati in kam jih poslati.
Ravnanje z papirjem
Naloge, ki vključujejo papirologijo, se razlikujejo glede na naravo podjetja. V zdravstvenih nastavitvah je treba ustvariti, posodobiti in vložiti zapise; pridobiti je treba podatke za obračun; in zavarovalnica je izpolnila in vložila dokumentacijo zavarovalnice. V pravni pisarni bo morda potrebna priprava dokumentacije za odvetnike; nekateri odvetniki lahko usmerjajo pisarniško osebje za izvajanje raziskav z uporabo pravnih revij. V izobraževalni ustanovi bo pisarniško osebje morda moralo posodabljati študentske evidence in spremljati urnike predavanj. Nekateri uslužbenci bodo morda morali posodabljati podatke o plačah in plačevati račune. Drugi uslužbenci bodo morda morali v računalniške sisteme vnesti račune, naročila in drugo računovodsko dokumentacijo. Skladiščenje in skeniranje dokumentov so druge običajne pisarniške funkcije. Službeno osebje obdeluje tudi dohodno in odhodno pošto.
Usklajevanje in načrtovanje
Nekateri pisarniški uslužbenci služijo kot podpora vodstvu podjetja. Ti uslužbenci usklajujejo konferenčne klice in lahko opravljajo funkcijo nadzornikov za drugo pisarniško osebje. Za prednostne naloge lahko pregledajo beležke, pisma in drugo dohodno dopisovanje. Pripravljajo dnevni red za prihajajoča srečanja in prepisujejo vse potrebne informacije s sestankov in konferenčnih klicev. Naredijo diktate na črkah in beležkah in organizirajo vso potrebno dokumentacijo v datotekah. Načrtujejo in usklajujejo vse ureditve potovanj za upravljanje in lahko rezervirajo hotele, najem avtomobilov in restavracij.
Pisarniška oprema
Pisarniško osebje običajno ureja pisarniške potrebščine v zalogi podjetja. Morda bodo morali naročiti papir, kartuše s tiskalniškim črnilom, flomastre, svinčnike, beležke, označevalnike, ovojnice, pisemske glave in druge potrebščine, potrebne za vodenje podjetja. Pokličejo vzdrževalna podjetja, naj po potrebi preverijo faks in tiskalnike. Za nakup nove pisarniške opreme in namestitev je običajno odgovoren nekdo v pisarni.
Podatki o plačah za sekretarje in administrativne pomočnike za leto 2016
Sekretarji in administrativni pomočniki so v letu 2016 zaslužili povprečno letno plačo v višini 38 730 ameriških dolarjev, poroča ameriški urad za statistiko dela. Na koncu pa so sekretarji in administrativni pomočniki zaslužili 25-odstotno plačo v višini 30.500 dolarjev, kar pomeni 75 odstotkov zaslužka več od tega zneska. 75-odstotna plača znaša 48.680 dolarjev, kar pomeni, da 25 odstotkov zasluži več. Leta 2016 je bilo v ZDA zaposlenih 3 990 400 ljudi kot tajniki in administrativni pomočniki.