- Upravljanje informacij
- Komuniciranje
- Elektronski postopki
- Podatki o plačah za sekretarje in administrativne pomočnike za leto 2016
Naraščajoča tehnologija in razširitev pisarniških dolžnosti so številne delodajalce prisilili v najem tajnikov. Tajniki in administrativni pomočniki so uradniki, ki so odgovorni za najrazličnejše pisarniške postopke. Čeprav se na tajnika pogosto gleda kot na osebno osebje, so sekretarji odgovorni za naloge, od katerih so odvisni uradi in vodje.
Upravljanje informacij
Člani in stranke pisarni se zanašajo na tajnike za shranjevanje, organiziranje, posodabljanje in pridobivanje pomembnih elektronskih in papirnatih datotek. Zaradi tega morajo biti sekretarji še naprej organizirani, da lahko podjetje uspešno deluje. Sekretarji so na neki način podobni upraviteljem, saj upravljajo z vsemi dokumenti, ki prihajajo in izhajajo iz pisarne. Sekretarji morajo zagotoviti, da vsi sestanki in sestanki potekajo nemoteno, in so lahko odgovorni za pripravo sestankov.
Komuniciranje
Postopki urada za tajnike vključujejo komunikacijo. Ne glede na to, ali je tajnica po telefonu ali se pogovarja osebno s strankami ali sodelavci, sekretarji pogosto delujejo kot posrednik podjetij. Menedžerji so prevzeli več nalog in se morajo zanašati na sekretarje, da bodo obraz njihove pisarne. Sekretarji lahko pozdravijo stranke na pisalni mizi, pokličejo šefa, da šef sporoči, da je stranka na voljo, nato pa mu dajo navodila ali ga odpeljejo v pisarno šefa. Vsi postopki se ne izvajajo osebno, saj morajo sekretarji komunicirati tudi prek e-pošte, neposrednega sporočila, besedilnih sporočil ali video klepetov s spletno kamero.
Elektronski postopki
Večina, če ne celo vsi, tajniške pisarne vključujejo elektroniko. Uporaba elektronske opreme je nadomestila stare klerikalne metode, da bi sledili povpraševanju. Sekretarji lahko opravljajo naloge, ki zahtevajo uporabo kopirnih strojev, optičnih bralnikov, faks ali računalnikov. Uporaba računalnika je bistvena za pisarniške postopke. Uporabljajo se za pošiljanje in prejemanje e-poštnih sporočil, ustvarjanje dokumentov, oblikovanje diaprojekcij, organiziranje urnikov, posodabljanje dokumentov in razpored potovanj. Nekateri sekretarji morajo preveriti in posodobiti spletna mesta podjetij. Brez računalnikov in elektronske tehnologije številni pisarniški postopki, od katerih so odvisna podjetja, ne bi bili mogoči.
Podatki o plačah za sekretarje in administrativne pomočnike za leto 2016
Sekretarji in administrativni pomočniki so v letu 2016 zaslužili povprečno letno plačo v višini 38 730 ameriških dolarjev, poroča ameriški urad za statistiko dela. Na koncu pa so sekretarji in administrativni pomočniki zaslužili 25-odstotno plačo v višini 30.500 dolarjev, kar pomeni 75 odstotkov zaslužka več od tega zneska. 75-odstotna plača znaša 48.680 dolarjev, kar pomeni, da 25 odstotkov zasluži več. Leta 2016 je bilo v ZDA zaposlenih 3 990 400 ljudi kot tajniki in administrativni pomočniki.